Operativer Einkäufer - indirekter & direkter Einkauf (gn)

Der operative Einkäufer ist verantwortlich für die Durchführung des Bestellanforderungsprozesses (Purchase Requisition, PR). Dabei wird unter Einhaltung der Einkaufsrichtlinien, Compliance-Vorgaben und des bevorzugten Lieferantenrahmens sichergestellt, dass Anforderungen zeitgerecht und korrekt in Bestellungen (POs) überführt werden. Diese Rolle bildet eine zentrale Schnittstelle zwischen internen Stakeholdern, dem strategischen Einkauf (Category Management) und externen Lieferanten und sorgt für reibungslose, effiziente und regelkonforme Einkaufsprozesse in den zugewiesenen Bereichen.

Hauptaufgaben:

1. Bearbeitung von Bestellanforderungen (PR)

• Prüfung eingehender Bestellanforderungen auf Vollständigkeit und Richtigkeit (Menge, Spezifikation, Lieferdatum, Kostenstelle, Freigabe)
• Klärung der Anforderungen mit jeweiligen Bedarfsträgern
• Sicherstellung der Einhaltung interner Einkaufsrichtlinien und Rahmenverträge
• Auswahl des passenden Einkaufswegs (Einzelkauf, Vertrag, Katalog) und ggf. Weitergabe strategischer Themen an Category Buyer
• Erstellung von Bestellungen (PO) im ERP-System (z. B. SAP, D365) inkl. korrekter Lieferanten-, Preis- und Konditionszuordnung
• Überwachung des gesamten PR/PO-Lebenszyklus inkl. Statusverfolgung, Pflege von Änderungen und Nachverfolgung offener Positionen

2. Operative Einkaufsprozesse

• Durchführung laufender Bestellvorgänge für indirekte und ausgewählte direkte Materialien/Dienstleistungen
• Sicherstellung der termingerechten Versorgung von Waren und Dienstleistungen
• Prüfsichere Dokumentation aller Vorgänge gemäß interner Standards

3. Zusammenarbeit mit Stakeholdern

• Erster Ansprechpartner für sämtliche interne PR/PO-bezogene Themen
• Unterstützung der Stakeholder bei der korrekten Erstellung von Anforderungen und Nutzung bevorzugter Lieferanten
• Behebung wiederkehrender Qualitätsprobleme und Mitwirkung an Schulungsinitiativen

4. Lieferantenkommunikation

• Einholung und Nachverfolgung von Auftragsbestätigungen, Lieferzeiten und Lieferterminen
• Abstimmung bei PO-Änderungen und Klärung von Abweichungen bei Bestellung oder Rechnung

5. Systeme & Prozessoptimierung

• Anwendung von ERP- und E-Procurement-Systemen für die Bearbeitung von Anforderungen und Bestellungen
• Mitgestaltung von Verbesserungen in PR-Workflows, Vorlagen und Stammdatenqualität
• Teilnahme an Automatisierungs-, Katalogeinführungs- oder Self-Service-PR-Initiativen

• Kaufmännische Ausbildung oder Bachelorabschluss in Wirtschaft, Logistik oder vergleichbarem  technischen Bereich
• 2–5 Jahre Erfahrung im operativen Einkauf oder in der Supply Chain
• Fundierte Kenntnisse des P2P-Prozesses und des PR-zu-PO-Lebenszyklus
• Eingehende Erfahrung mit ERP-Systemen (SAP MM, D365, Oracle oder vergleichbar)
• Detailorientiert mit ausgeprägten organisatorischen Fähigkeiten
• Sicherer Umgang mit MS Excel und Office-Tools
• Fließende Englischkenntnisse, weitere Sprachen sind von Vorteil